La mission du syndic est définie par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires, son représentant légal désigné par l’assemblée générale. Sa vocation première est d’entretenir et de veiller au bon fonctionnement de l’immeuble, d’assurer sa gestion administrative et financière et d’exécuter les décisions prises en assemblée générale.
Véritable chef d’orchestre, son activité est règlementée par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 relative aux professions immobilières et par la loi du 10 juillet 1965 relative au fonctionnement des copropriétés. Récemment les lois ALUR et ELAN sont venues compléter ces dispositions.
La gestion administrative de la copropriété
Le syndicat est tout d’abord chargé de faire appliquer le règlement de copropriété par tous les occupants de l’immeuble (propriétaires comme locataires).
La gestion administrative est l’un des postes les plus importants d’un syndic, qui s’assure que tous les occupants respectent les mêmes règles. Le syndic doit gérer les différents travaux des parties communes et s’assurer que l’immeuble est en parfait état.
Il tient à jour un carnet d’entretien où sont stipulés tous les travaux effectués dans l’immeuble.
En cas d’urgence, le syndic peut décider la réalisation de travaux si ces derniers sont absolument nécessaires.
Afin d’être à jour, le syndic devra, par ailleurs, tenir un journal des copropriétaires avec leurs coordonnées et la répartition des lots.
Le syndic de copropriété doit également programmer une assemblée générale, au minimum une fois par an. Dans cette optique, il préparera avec le Conseil Syndical l’ordre du jour des points à débattre. Il veillera ensuite à informer les habitants des décisions prises.
Le syndic de copropriété devra obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile pour le compte du syndicat des copropriétaires.
La gestion financière de la copropriété
Le syndic assure la gestion financière et comptable de l’immeuble. Il est tout d’abord chargé d’établir le budget prévisionnel de la copropriété.
La copropriété doit adopter une comptabilité d’engagement, dite « en partie double ». Pour ce faire, chaque opération comptable doit s’enregistrer par une écriture en deux temps : le débit d’un compte et le crédit d’un autre compte. Le montant du débit devra impérativement être égal au montant du crédit. Le syndic devra, par ailleurs, tenir une liste des comptes numérotés qui seront classés selon une nomenclature obligatoire. Ces comptes se divisent en 5 classes différentes :
- Classe 1 : Provisions, avances, subventions et emprunts,
- Classe 4 : Copropriétaires et comptes tiers,
- Classe 5 : Comptes financiers,
- Classe 6 : Comptes de charges,
- Classe 7 : Comptes de produits.
Toutes les écritures comptables doivent comporter des mentions obligatoires comme le libellé, la date et le lieu de la facture, l’objet et la date de l’appel de fonds. Tous les comptes du syndicat sont soumis à l’approbation des copropriétaires une fois par an. Ils sont divisés en 5 annexes comptables :
- Annexe 1 : L’état financier après répartition,
- Annexe 2 : Les comptes de la gestion générale et le budget prévisionnel,
- Annexe 3 : Les comptes de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel par clés de répartition,
- Annexe 4 : Les comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnels,
- Annexe 5 : L’état des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice.